SOLUCIONES MEMO S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: SOLUCIONES MEMO S.A.S.
NIT: 901851067-2
Domicilio: Sopó Cundinamarca, Colombia
Correo electrónico: contacto@solucionesmemo.com
Sitio web: https://solucionesmemo.com

SOLUCIONES MEMO S.A.S. (en adelante, “MEMO”) actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de formularios web, encuestas, canales comerciales, herramientas tecnológicas, plataformas digitales y demás medios físicos o electrónicos.

2. MARCO LEGAL

La presente política se adopta en cumplimiento de:

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

3. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

MEMO podrá recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir, entre otros, los siguientes datos:

• Nombre y apellidos
• Teléfono
• Correo electrónico
• Nombre del establecimiento o negocio
• Ciudad
• NIT (cuando sea suministrado voluntariamente)
• Cargo o rol dentro del negocio
• Información sobre uso de POS, inventario, facturación electrónica y procesos operativos
• Intereses comerciales relacionados con soluciones tecnológicas
• Georreferenciación del punto de captura (latitud y longitud), cuando sea autorizada por el titular
• Información técnica del canal de captura:
  • fecha y hora
  • IP
  • navegador
  • dispositivo
  • URL
  • versión del formulario
  • evidencia de aceptación de autorización

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

4.1 Finalidades principales

• Ejecutar el Estudio Tecnológico de Negocios 2026
• Analizar el nivel de digitalización de establecimientos
• Identificar necesidades tecnológicas del negocio
• Elaborar estadísticas, reportes, dashboards y análisis agregados
• Realizar segmentación geográfica y comercial del estudio
• Generar indicadores internos de mercado

4.2 Finalidades comerciales y de relacionamiento

• Compartir resultados y hallazgos del estudio
• Contactar al titular para ampliar información
• Ofrecer diagnósticos tecnológicos
• Presentar soluciones relacionadas con:
  • facturación electrónica
  • inventario
  • POS
  • operación multisede
  • analítica comercial
  • productos de MEMO, incluyendo memoDesk
• Gestionar oportunidades comerciales, prospección, CRM y seguimiento post-encuesta
• Medir interés comercial sobre nuevas funcionalidades o servicios

Esta separación es clave para blindar el uso comercial posterior bajo el principio de finalidad.

5. DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos
• solicitar prueba de la autorización
• ser informado sobre el uso dado a sus datos
• presentar consultas y reclamos
• revocar la autorización
• solicitar supresión
• acceder gratuitamente a sus datos
• presentar queja ante la SIC cuando considere vulnerados sus derechos.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

MEMO solicitará autorización previa, expresa e informada, mediante:

• checkbox en formularios web
• formularios físicos
• QR comerciales
• tablets de encuestadores
• correo electrónico
• landing pages
• medios digitales equivalentes

La autorización incluirá evidencia técnica suficiente para demostrar:

• fecha
• hora
• IP
• canal
• versión de la política
• aceptación expresa
• georreferencia del punto de captura cuando aplique

Esto fortalece la responsabilidad demostrada frente a SIC.

7. ENCARGADOS Y TERCEROS

MEMO podrá apoyarse en terceros proveedores tecnológicos que actuarán como Encargados del Tratamiento, incluyendo servicios de:

• hosting
• almacenamiento
• respaldo
• correo electrónico
• CRM
• automatización comercial
• analítica
• mapas
• mensajería
• soporte técnico

Dichos terceros tratarán la información bajo instrucciones de MEMO y obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

Los datos podrán ser almacenados o procesados en infraestructura tecnológica ubicada dentro o fuera de Colombia, siempre bajo estándares adecuados de seguridad, confidencialidad y cumplimiento legal.

Esto cubre cloud, SMTP y proveedores SaaS internacionales.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MEMO implementa medidas:

• técnicas
• administrativas
• organizacionales
• humanas

para prevenir:

• acceso no autorizado
• alteración
• pérdida
• fraude
• uso indebido
• divulgación no autorizada

Incluye controles sobre bases de datos, accesos internos, backups, logs, cifrado y trazabilidad.

10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular podrá ejercer sus derechos escribiendo a:

contacto@solucionesmemo.com

Asunto sugerido:

Protección de datos personales / Habeas Data

Tiempos:

• consultas: máximo 10 días hábiles
• reclamos: máximo 15 días hábiles

conforme la Ley 1581.

11. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN

Los datos serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, y en todo caso mientras exista una relación comercial potencial, contractual o estadística asociada al estudio.

Como política interna recomendada:

hasta cinco (5) años, salvo solicitud de supresión o deber legal de conservación.

12. MODIFICACIONES

MEMO podrá modificar esta política en cualquier momento.

Los cambios serán informados a través de:

• sitio web
• correo
• landing pages
• canales comerciales
• formularios actualizados

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Fecha de entrada en vigencia: [07 de abril de 2026]